PMS (UNIT-2) PROJECT MANAGEMENT SKILLS

 

UNIT-2

 

 

 

 2

 

 2.1 Essentials of Project Administration

PROJECT MANAGEMENT SKILLS

UNIT-2

Project Administration focuses on two objectives. One is relieving the project team from the burden of project management's administrative responsibilities. The second objective is achieving schedule control. It views project management as a process control system. Once plans are ready and the project is executing, a feedback loop is provided in the form of clear, easy to understand status reports.

ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಅಡ್ಮಿನಿಸ್ಟ್ರೇಷನ ನ ಅಗತ್ಯತೆಗಳು

ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಅಡ್ಮಿನಿಸ್ಟ್ರೇಷನ್ ಎರಡು ಉದ್ದೇಶಗಳ ಮೇಲೆ ಕೇಂದ್ಾೇಕರಿಸುತ್ತದ್. ಯೇಜನಾ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಆಡಳಿತಾತ್ಿಕ ಜವಾಬ್ದದರಿಗಳ ಹೊರೆಯೇಂದ ಯೇಜನಾ ತಂಡರ್ನ್ನು ಬಿಡುಗಡೆ ಮಾಡುವುದು ಒೇಂದು. ಎರಡನೇ ಉದ್ದೇಶವು ವೇಳಾಪಟ್ಟ್ ನಿಯಂತ್ಾಣರ್ನ್ನು ಸಾಧಿಸುವುದು. ಇದು ಯೇಜನಾ ನಿರ್ವಹಣೆಯನ್ನು ಪಾಕ್ರಾಯೆ ನಿಯಂತ್ಾಣ ರ್ಯರ್ಸ್ಟೆಯಾಗಿ ನೇಡುತ್ತದ್. ಯೇಜನೆಗಳು ಸಿದಧವಾದಾಗ ಮತ್ತತ ಯೇಜನೆಯು ಕಾಯವಗತ್ಗೊಳುುತ್ತತರುವಾಗ, ಸ್ಪಷ್ವಾದ, ಸುಲಭವಾಗಿ ಅರ್ವಮಾಡ್ಮಕೊಳುಲು ಸಿೆತ್ತಯ ರ್ರದ್ಗಳ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಪಾತ್ತಕ್ರಾಯೆ ಲೂಪ್ ಅನ್ನು ಒದಗಿಸ್ಲಾಗುತ್ತದ್.

A project team

A project team plays the vital role of designing and implementing a project. A project team consists of a specific group of individuals.

The following are different types of a project teams.

1. Initial project team.

2. Core project team.

3. Full project team.

4. Project advisors.

5. Project stakeholders.

6. Process facilitators.

 

ಯೇಜನರ ತ್ಂಡ

ಯೇಜನರ ತ್ಂಡವು ಯೇಜನೆಯನುು ವಿನರಯಸಗೊಳಿಸುವ ಮತ್ುು ಕರಯಯಗತ್ಗೊಳಿಸುವ ಪ್ಾಮುಖ ಪ್ರತ್ಾವನುು ವಹಿಸುತ್ುದೆ. ಯೇಜನರ ತ್ಂಡವು ನಿರ್ಥಯಷ್ ವಯಕ್ತುಗಳ ಗುಂಪ್ನುು ಒಳಗೊಂಡ್ಮರುತ್ುದೆ.ಕೆಳಗಿನವುಗಳು ಯೇಜನೆಯ ತ್ಂಡಗಳ ವಿವಿಧ ಪ್ಾಕರರಗಳರಗಿವೆ.

1. ಆರಂಭಿಕ ಯೇಜನೆಯ ತ್ಂಡ.

2. ಕೆೊೇರ್ ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ತ್ಂಡ.

3. ಪ್ೂರ್ಯ ಯೇಜನೆಯ ತ್ಂಡ. 3

 

4. ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಸಲಹೆಗರರರು.

5. ಯೇಜನೆಯ ಮಧಯಸಥಗರರರು.

6. ಪ್ಾಕ್ತಾಯೆ ಫೆಸಿಲಿಟೇಟಗಯಳು.

1. Initial project team:

The initial project team consists of specific people who initially conceive the idea of starting a project. The team members are responsible for the planning and execution of the project. One of the team members will be designated as the project manager. The project manager will be responsible for coordinating the activities amongst the team members.

1. ಆರಂಭಿಕ ಯೇಜನೆಯ ತ್ಂಡ:

ಆರಂಭಿಕ ಯೇಜನರ ತ್ಂಡವು ಯೇಜನೆಯನುು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುವ ಕಲಪನೆಯನುು ಆರಂಭದಲಿಿ ಕಲಿಪಸುವ ನಿರ್ಥಯಷ್ ಜನರನುು ಒಳಗೊಂಡ್ಮದೆ. ಯೇಜನೆಯ ಯೇಜನೆ ಮತ್ುು ಕರಯಯಗತ್ಗೊಳಿಸಲು ತ್ಂಡದ ಸದಸಯರು ಜವರಬ್ರಾರರರಗಿರುತ್ರುರೆ. ತ್ಂಡದ ಸದಸಯರಲಿಿ ಒಬ್ಬರನುು ಯೇಜನರ ವಯವಸ್ರಥಪ್ಕರರಗಿ ನೆೇಮಿಸಲರಗುತ್ುದೆ. ತ್ಂಡದ ಸದಸಯರ ನಡುವೆ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳನುು ಸಂಘಟಿಸಲು ಯೇಜನರ ವಯವಸ್ರಥಪ್ಕರು ಜವರಬ್ರಾರರರಗಿರುತ್ರುರೆ.

2. Core project team:

The core project team is a small group of people, typically 3 to 8 people who are ultimately responsible for designing and managing a project. This team consists of sponsor, client leader, expert and internal auditor.

2. ಕೆೊೇರ್ ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ತ್ಂಡ:

ಕೆೊೇರ್ ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ತ್ಂಡವು ಒಂದು ಸರ್ಣ ಗುಂಪಿನ ಜನರರಗಿದುಾ, ಸ್ರಮರನಯವರಗಿ 3 ರಂದ 8 ಜನರು ಯೇಜನೆಯ ವಿನರಯಸ ಮತ್ುು ನಿವಯಹಣೆಗ ಅಂತಿಮವರಗಿ ಜವರಬ್ರಾರರರಗಿರುತ್ರುರೆ. ಈ ತ್ಂಡವು ಪ್ರಾಯೇಜಕರು, ಕೆಿಲಂಟ್ ಲಿೇಡರ್, ತ್ಜ್ಞರು ಮತ್ುು ಆಂತ್ರಕ ಲೆಕಕಪ್ರಶೊೇಧಕರನುು ಒಳಗೊಂಡ್ಮರುತ್ುದೆ.

3. Full project team:

This team consists of complete group of people involved in designing, implementing, monitoring and controlling a project. This team includes managers, stakeholders, researchers and other key implementers of the project.

3. ಪ್ೂರ್ಯ ಯೇಜನೆಯ ತ್ಂಡ:

ಈ ತ್ಂಡವು ಯೇಜನೆಯ ವಿನರಯಸ, ಅನುಷ್ರಾನ, ಮೇಲಿಿಚರರಣೆ ಮತ್ುು ನಿಯಂತ್ಾರ್ದಲಿಿ ತೆೊಡಗಿರುವ ಜನರ ಸಂಪ್ೂರ್ಯ ಗುಂಪ್ನುು ಒಳಗೊಂಡ್ಮದೆ. ಈ ತ್ಂಡವು ವಯವಸ್ರಥಪ್ಕರು, ಮಧಯಸಥಗರರರು, ಸಂಶೊೇಧಕರು ಮತ್ುು ಯೇಜನೆಯ ಇತ್ರ ಪ್ಾಮುಖ ಅನುಷ್ರಾನಕರರರನುು ಒಳಗೊಂಡ್ಮದೆ

4. Project advisors:

Project advisors are the people who are not in the project team, but finally to whom the team members can depend for honest feedback and counselling. Project advisor is a person who anchor the cause of the project.

4. ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಸಲಹೆಗರರರು: 4

 

ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಸಲಹೆಗರರರು ಯೇಜನರ ತ್ಂಡದಲಿಿಲಿದ ಜನರು, ಆದರೆ ಅಂತಿಮವರಗಿ ತ್ಂಡದ ಸದಸಯರು ಪ್ರಾಮರಣಿಕ ಪ್ಾತಿಕ್ತಾಯೆ ಮತ್ುು ಸಮರಲೆೊೇಚನೆಗರಗಿ ಅವಲಂಬಿತ್ರರಗಬ್ಹುದು. ಯೇಜನರ ಸಲಹೆಗರರನು ಯೇಜನೆಯ ಕರರರ್ವನುು ಆಂಕರ್ ಮರಡುವ ವಯಕ್ತು.

5. Project stakeholders:

Project stakeholders are the individuals, groups or institutions who have a special interest in the natural resources of the project area.

5. ಯೇಜನೆಯ ಮಧಯಸಥಗರರರು:

ಯೇಜನರ ಪ್ಾದೆೇಶದ ನೆಲಸಗಿಯಕ ಸಂಪ್ನೊಿಲಗಳಲಿಿ ವಿಶೇಷ ಆಸಕ್ತುಯನುು ಹೆೊಂರ್ಥರುವ ವಯಕ್ತುಗಳು, ಗುಂಪ್ುಗಳು ಅಥವರ ಸಂಸ್ಟ್ಥಗಳು ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಮಧಯಸಥಗರರರು.

6. Process facilitators:

A process facilitator is a person who can help the project team through the planning process. The process facilitator understands the key elements of the process and has good facilitation skills.

6. ಪ್ಾಕ್ತಾಯೆ ಸಹರಯಕರು:

ಯೇಜನರ ಪ್ಾಕ್ತಾಯೆಯ ಮೊಲಕ ಯೇಜನರ ತ್ಂಡಕೆಕ ಸಹರಯ ಮರಡುವ ವಯಕ್ತುಯನುು ಪ್ಾಕ್ತಾಯೆಯ ಫೆಸಿಲಿಟೇಟರ್ ಎಂದು ಕರೆಯಲರಗುತ್ುದೆ. ಪ್ಾಕ್ತಾಯೆಯ ಆಯೇಜಕರು ಪ್ಾಕ್ತಾಯೆಯ ಪ್ಾಮುಖ ಅಂಶಗಳನುು ಅಥಯಮರಡ್ಮಕೆೊಳುುತ್ರುರೆ ಮತ್ುು ಉತ್ುಮ ಸುಗಮಗೊಳಿಸುವ ಕೌಶಲಯಗಳನುು ಹೆೊಂರ್ಥದ್ರಾರೆ.

The advantages of effective team are listed below,

1. Clear objective of the project from the initiation to completion.

2. Good decision-making process, which speed up the activities.

3. Clear roles, responsibilities and leadership, without overlapping, ensure smooth progress.

4. Trust, co-operation, support and constructive conflict or feedback.

5. Individual and mutual accountability for performance results.

 

ಪ್ರಣರಮಕರರ ತ್ಂಡದ ಅನುಕೊಲಗಳನುು ಕೆಳಗ ಪ್ಟಿ್ ಮರಡಲರಗಿದೆ,

1. ಪ್ರಾರಂಭರ್ಥಂದ ಪ್ೂರ್ಯಗೊಳುುವವರೆಗ ಯೇಜನೆಯ ಸಪಷ್ ಉದೆಾೇಶ.

2. ಉತ್ುಮ ನಿರ್ರಯರ ತೆಗದುಕೆೊಳುುವ ಪ್ಾಕ್ತಾಯೆ, ಇದು ಚಟುವಟಿಕೆಗಳನುು ವೆೇಗಗೊಳಿಸುತ್ುದೆ.

3. ಸಪಷ್ವರದ ಪ್ರತ್ಾಗಳು, ಜವರಬ್ರಾರಗಳು ಮತ್ುು ನರಯಕತ್ಿ, ಅತಿಕಾಮಿಸದೆ, ಸುಗಮ ಪ್ಾಗತಿಯನುು ಖಚಿತ್ಪ್ಡ್ಮಸುತ್ುದೆ.

4. ನಂಬಿಕೆ, ಸಹಕರರ, ಬಂಬ್ಲ ಮತ್ುು ರಚನರತ್ಿಕ ಸಂಘಷಯ ಅಥವರ ಪ್ಾತಿಕ್ತಾಯೆ.

5. ಕರಯಯಕ್ಷಮತೆಯ ಫಲಿತ್ರಂಶಗಳಿಗರಗಿ ವೆಲಯಕ್ತುಕ ಮತ್ುು ಪ್ರಸಪರ ಹೆೊಣೆಗರರಕೆ.

Team formation:

Proper care is to be taken while forming a team. The appointment of team leader should be done after an in-depth analysis. While selecting project team members, the following items may be kept in mind. 5

 

 

1. Knowledge of political, social and economic factors.

2. Knowledge/experience of stakeholders and their concerns.

3. Experience in developing strategies.

4. Experience in implementing strategies.

5. Experience in communications and fund raising.

6. Experience in budgeting and risk assessment.

7. Should understand the psychology of the team.

 

ತ್ಂಡದ ರಚನೆ:

ತ್ಂಡವನುು ರಚಿಸುವರಗ ಸರಯರದ ಕರಳಜಿಯನುು ತೆಗದುಕೆೊಳುಬೇಕು. ಆಳವರದ ವಿಶಿೇಷಣೆಯ ನಂತ್ರ ತ್ಂಡದ ನರಯಕರ ನೆೇಮಕವನುು ಮರಡಬೇಕು. ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ತ್ಂಡದ ಸದಸಯರನುು ಆಯೆಕಮರಡುವರಗ, ಈ ಕೆಳಗಿನ ಅಂಶಗಳನುು ಮನಸಿಿನಲಿಿಟು್ಕೆೊಳುಬ್ಹುದು.

1. ರರಜಕ್ತೇಯ, ಸ್ರಮರಜಿಕ ಮತ್ುು ಆ􂁁ಯಕ ಅಂಶಗಳ ಜ್ಞರನ.

2. ಮಧಯಸಥಗರರರ ಜ್ಞರನ/ಅನುಭವ ಮತ್ುು ಅವರ ಕರಳಜಿ.

3. ತ್ಂತ್ಾಗಳನುು ಅಭಿವೃರ್ಥಿಪ್ಡ್ಮಸುವಲಿಿ ಅನುಭವ.

4. ಕರಯಯತ್ಂತ್ಾಗಳ ಅನುಷ್ರಾನದಲಿಿ ಅನುಭವ.

5. ಸಂವಹನ ಮತ್ುು ನಿಧಿ ಸಂಗಾಹಣೆಯಲಿಿ ಅನುಭವ.

6. ಬ್ಜೆಟ್ ಮತ್ುು ಅಪ್ರಯದ ಮೌಲಯಮರಪ್ನದಲಿಿ ಅನುಭವ.

7. ತ್ಂಡದ ಮನೆೊೇವಿಜ್ಞರನವನುು ಅಥಯಮರಡ್ಮಕೆೊಳುಬೇಕು.

Project design

Project design is the first stage in the execution of the project. Project design is concerned with developing project scheduling techniques and implementation of the project. It includes finding of location, construction of buildings, procuring plant and machinery and finally execution the project.

Significance of Project design (Advantages):

1. It gives a comprehensive idea about the entire project.

2. It is a diagrammatic representation of the work plan designed to execute the project.

3. The various activities of the project are explained in sequence to highlight the various phases of the project.

4. It helps entrepreneurs in coordinating project activities.

5. It serves as an effective tool of planning and implementation of a project.

6. It helps managers to plan the project economically.

6

 

ಯೇಜನೆಯ ವಿನರಯಸ

ಯೇಜನೆಯ ವಿನರಯಸವು ಯೇಜನೆಯ ಅನುಷ್ರಾನದಲಿಿ ಮೊದಲ ಹಂತ್ವರಗಿದೆ. ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ವಿನರಯಸವು ಯೇಜನೆಯ ವೆೇಳರಪ್ಟಿ್ ತ್ಂತ್ಾಗಳನುು ಅಭಿವೃರ್ಥಿಪ್ಡ್ಮಸುವುದು ಮತ್ುು ಯೇಜನೆಯ ಅನುಷ್ರಾನಕೆಕ ಸಂಬ್ಂಧಿಸಿದೆ. ಇದು ಸಥಳವನುು ಕಂಡುಹಿಡ್ಮಯುವುದು, ಕಟ್ಡಗಳ ನಿಮರಯರ್, ಸ್ರಥವರ ಮತ್ುು ಯಂತೆೊಾೇಪ್ಕರರ್ಗಳನುು ಸಂಗಾಹಿಸುವುದು ಮತ್ುು ಅಂತಿಮವರಗಿ ಯೇಜನೆಯನುು ಕರಯಯಗತ್ಗೊಳಿಸುವುದನುು ಒಳಗೊಂಡ್ಮರುತ್ುದೆ.

ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ವಿನರಯಸದ ಮಹತ್ಿ (ಅನುಕೊಲಗಳು):

1. ಇದು ಸಂಪ್ೂರ್ಯ ಯೇಜನೆಯ ಬ್ಗೆ ಸಮಗಾ ಕಲಪನೆಯನುು ನಿೇಡುತ್ುದೆ.

2. ಇದು ಯೇಜನೆಯನುು ಕರಯಯಗತ್ಗೊಳಿಸಲು ವಿನರಯಸಗೊಳಿಸಲರದ ಕೆಲಸದ ಯೇಜನೆಯ ರೆೇಖರಚಿತ್ಾದ ಪ್ರಾತಿನಿಧಯವರಗಿದೆ.

3. ಯೇಜನೆಯ ವಿವಿಧ ಹಂತ್ಗಳನುು ಹೆಲಲೆಲಟ್ ಮರಡಲು ಯೇಜನೆಯ ವಿವಿಧ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳನುು ಅನುಕಾಮವರಗಿ ವಿವರಸಲರಗಿದೆ.

4. ಇದು ಯೇಜನೆಯ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳನುು ಸಂಘಟಿಸಲು ಉದಯಮಿಗಳಿಗ ಸಹರಯ ಮರಡುತ್ುದೆ.

5. ಇದು ಯೇಜನೆಯ ಯೇಜನೆ ಮತ್ುು ಅನುಷ್ರಾನದ ಪ್ರಣರಮಕರರ ಸ್ರಧನವರಗಿ ಕರಯಯನಿವಯಹಿಸುತ್ುದೆ.

6. ಇದು ಯೇಜನೆಯನುು ಆ􂁁ಯಕವರಗಿ ಯೇಜಿಸಲು ವಯವಸ್ರಥಪ್ಕರಗ ಸಹರಯ ಮರಡುತ್ುದೆ.

Work breakdown structure, WBS

Work breakdown structure, WBS in short, is a technique which breaks down a work into its components and at the same time establishes the connections between the components.

It is constructed by dividing the project into its major parts, with each of these being further divided into sub-parts. This is continued till a breakdown is done in terms of manageable units of work for which responsibility can be defined.

The work breakdown structure defines what work is to be done in a detailed manner. To assign responsibility for the tasks to be done, the work breakdown structure has to be integrated with the project organisation structure.

Work breakdown through the hardware approach is the only natural and permanent way of breaking work. Performance target, schedule, budget and accountability can similarly be fixed for any hardware element.

Advantages of the work breakdown structure:

1. Effective planning by dividing the work into manageable elements which can be planned, budgeted, and controlled.

2. Assignment of responsibility for work elements to project personnel and outside agencies.

3. Development of control and information system.

 

ಕೆಲಸದ ಸಥಗಿತ್ ರಚನೆ(WBS)

ಕೆಲಸದ ಸಥಗಿತ್ ರಚನೆ, ಸಂಕ್ಷಿಪ್ುವರಗಿ ಡಬ್ೊಿಯಬಿಎಸ್, ಒಂದು ತ್ಂತ್ಾವರಗಿದುಾ ಅದು ಕೆಲಸವನುು ಅದರ ಘಟಕಗಳರಗಿ ವಿಭಜಿಸುತ್ುದೆ ಮತ್ುು ಅದೆೇ ಸಮಯದಲಿಿ ಘಟಕಗಳ ನಡುವಿನ ಸಂಪ್ಕಯವನುು ಸ್ರಥಪಿಸುತ್ುದೆ. 7

 

ಯೇಜನೆಯನುು ಅದರ ಪ್ಾಮುಖ ಭರಗಗಳರಗಿ ವಿಭಜಿಸುವ ಮೊಲಕ ಇದನುು ನಿಮಿಯಸಲರಗಿದೆ, ಇವುಗಳಲಿಿ ಪ್ಾತಿಯಂದನುು ಉಪ್-ಭರಗಗಳರಗಿ ವಿಂಗಡ್ಮಸಲರಗಿದೆ. ಜವರಬ್ರಾರಯನುು ವರಯಖರಯನಿಸಬ್ಹುದ್ರದ ಕೆಲಸದ ನಿವಯಹಣರ ಘಟಕಗಳ ವಿಷಯದಲಿಿ ಸಥಗಿತ್ಗೊಳುುವವರೆಗ ಇದನುು ಮುಂದುವರಸಲರಗುತ್ುದೆ.

ಕೆಲಸದ ಸಥಗಿತ್ ರಚನೆಯು ವಿವರವರದ ರೇತಿಯಲಿಿ ಯರವ ಕೆಲಸವನುು ಮರಡಬೇಕೆಂದು ವರಯಖರಯನಿಸುತ್ುದೆ. ಮರಡಬೇಕರದ ಕರಯಯಗಳಿಗ ಜವರಬ್ರಾರಯನುು ನಿಯೇಜಿಸಲು, ಕೆಲಸದ ಸಥಗಿತ್ ರಚನೆಯನುು ಯೇಜನರ ಸಂಸ್ಟ್ಥಯ ರಚನೆಯಂರ್ಥಗ ಸಂಯೇಜಿಸಬೇಕು.

ಹರರ್ ಯವೆೇರ್ ವಿರ್ರನದ ಮೊಲಕ ಕೆಲಸದ ಸಥಗಿತ್ವು ಕೆಲಸವನುು ಮುರಯುವ ಏಕೆಲಕ ನೆಲಸಗಿಯಕ ಮತ್ುು ಶರಶಿತ್ ಮರಗಯವರಗಿದೆ. ಕರಯಯಕ್ಷಮತೆಯ ಗುರ, ವೆೇಳರಪ್ಟಿ್, ಬ್ಜೆಟ್ ಮತ್ುು ಹೆೊಣೆಗರರಕೆಯನುು ಯರವುದೆೇ ಹರರ್ ಯವೆೇರ್ ಅಂಶಕೆಕ ಅದೆೇ ರೇತಿ ನಿಗರ್ಥಪ್ಡ್ಮಸಬ್ಹುದು.

ಕೆಲಸದ ಸಥಗಿತ್ ರಚನೆಯ ಅನುಕೊಲಗಳು:

1. ಕೆಲಸವನುು ನಿವಯಹಿಸಬ್ಹುದ್ರದ ಅಂಶಗಳರಗಿ ವಿಭಜಿಸುವ ಮೊಲಕ ಪ್ರಣರಮಕರರ ಯೇಜನೆ ಯೇಜನೆ, ಬ್ಜೆಟ್ ಮತ್ುು ನಿಯಂತಿಾಸಬ್ಹುದು.

2. ಯೇಜನರ ಸಿಬ್ಬಂರ್ಥ ಮತ್ುು ಹೆೊರಗಿನ ಏಜೆನಿಿಗಳಿಗ ಕೆಲಸದ ಅಂಶಗಳಿಗ ಜವರಬ್ರಾರಯ ನಿಯೇಜನೆ.

3. ನಿಯಂತ್ಾರ್ ಮತ್ುು ಮರಹಿತಿ ವಯವಸ್ಟ್ಥಯ ಅಭಿವೃರ್ಥಿ.

Project Execution Plan

The Project Execution Plan is the governing document that establishes the means to execute, monitor, and control projects. Project execution plan includes four sub-plans. These are:

1. Contracting Plan

2. Work packing Plan

3. Organization Plan

4. Systems and Procedure Plan

 

ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಎಕ್ತಿಕೊಯಶನ ಯೇಜನೆ

ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಎಕ್ತಿಕೊಯಶನ ಪ್ರಿನ ಎನುುವುದು ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಗಳನುು ಕರಯಯಗತ್ಗೊಳಿಸುವ, ಮೇಲಿಿಚರರಣೆ ಮರಡುವ ಮತ್ುು ನಿಯಂತಿಾಸುವ ವಿರ್ರನಗಳನುು ಸ್ರಥಪಿಸುವ ಆಡಳಿತ್ ದ್ರಖಲೆಯರಗಿದೆ. ಯೇಜನೆಯ ಅನುಷ್ರಾನ ಯೇಜನೆಯು ನರಲುಕ ಉಪ್ ಯೇಜನೆಗಳನುು ಒಳಗೊಂಡ್ಮದೆ. ಇವು:

1. ಗುತಿುಗ ಯೇಜನೆ

2. ಕೆಲಸದ ಪ್ರಯಕ್ತಂಗ್ ಯೇಜನೆ

3. ಸಂಸ್ಟ್ಥಯ ಯೇಜನೆ

4. ವಯವಸ್ಟ್ಥಗಳು ಮತ್ುು ಕರಯಯವಿರ್ರನದ ಯೇಜನೆ

Contracting Plan

This is the first step in the preparation of a project execution plan. To develop self- regulating systems, it is necessary to contract out those areas where the owner's company does not have inherent competence.

Which type of contract to choose, which type of reimbursement to make, what conditions of contracts to stipulate, and what payment terms to offer, are the issues that must be examined during this phase of the project. 8

 

ಗುತಿುಗ ಯೇಜನೆ:

ಯೇಜನೆಯ ಕರಯಯಗತ್ಗೊಳಿಸುವ ಯೇಜನೆಯ ತ್ಯರರಕೆಯಲಿಿ ಇದು ಮೊದಲ ಹಂತ್ವರಗಿದೆ. ಸಿಯಂ-ನಿಯಂತ್ಾಕ ವಯವಸ್ಟ್ಥಯನುು ಅಭಿವೃರ್ಥಿಪ್ಡ್ಮಸಲು, ಮರಲಿೇಕರ ಕಂಪ್ನಿಯು ಅಂತ್ಗಯತ್ ಸ್ರಮಥಯಯವನುು ಹೆೊಂರ್ಥರದ ಪ್ಾದೆೇಶಗಳನುು ಒಪ್ಪಂದ ಮರಡ್ಮಕೆೊಳುುವುದು ಅವಶಯಕ.

ಯರವ ರೇತಿಯ ಒಪ್ಪಂದವನುು ಆಯೆಕಮರಡಬೇಕು, ಯರವ ರೇತಿಯ ಮರುಪ್ರವತಿಯನುು ಮರಡಬೇಕು, ಯರವ ಒಪ್ಪಂದಗಳ ಷರತ್ುುಗಳನುು ನಿಗರ್ಥಪ್ಡ್ಮಸಬೇಕು ಮತ್ುು ಯರವ ಪ್ರವತಿ ನಿಯಮಗಳನುು ಒದಗಿಸಬೇಕು, ಇವು ಯೇಜನೆಯ ಈ ಹಂತ್ದಲಿಿ ಪ್ರಶೇಲಿಸಬೇಕರದ ಸಮಸ್ಟ್ಯಗಳರಗಿವೆ.

Work packing plan

A work package is a group of related tasks within a project. Because they look like projects themselves, they are often thought of as sub-projects within a larger project. Work packages are the smallest unit of work that a project can be broken down into when creating the Work Breakdown Structure (WBS).

ಕೆಲಸದ ಪ್ರಯಕ್ತಂಗ್ ಯೇಜನೆ

ಕೆಲಸದ ಪ್ರಯಕೆೇಜ್ ಎನುುವುದು ಯೇಜನೆಯಳಗ ಸಂಬ್ಂಧಿಸಿದ ಕರಯಯಗಳ ಗುಂಪ್ರಗಿದೆ. ಅವು ಸಿತ್ಃ ಯೇಜನೆಗಳಂತೆ ಕರರ್ುವ ಕರರರ್, ಅವುಗಳನುು ದೆೊಡಡ ಯೇಜನೆಯಳಗ ಉಪ್-ಯೇಜನೆಗಳಂದು ಭರವಿಸಲರಗುತ್ುದೆ. ಕೆಲಸದ ಪ್ರಯಕೆೇಜ್ ಗಳು ಕೆಲಸದ ವಿಭಜನೆಯ ರಚನೆಯನುು (WBS) ರಚಿಸುವರಗ ಯೇಜನೆಯನುು ವಿಭಜಿಸಬ್ಹುದ್ರದ ಚಿಕಕ ಕೆಲಸದ ಘಟಕವರಗಿದೆ.

Organization Plan

An Organization Plan is basically a “to do” list for an organization. It lists out the plan of work, programs, and organizational growth over a period of time, the tasks involved, who is responsible for them, and when they'll be done.

ಸಂಸ್ಟ್ಥಯ ಯೇಜನೆ

ಸಂಸ್ಟ್ಥಯ ಯೇಜನೆಯು ಮೊಲತ್ಃ ಸಂಸ್ಟ್ಥಗ "ಮರಡಬೇಕರದ" ಪ್ಟಿ್ಯರಗಿದೆ. ಇದು ಕೆಲಸದ ಯೇಜನೆ, ಕರಯಯಕಾಮಗಳು ಮತ್ುು ಸಮಯದ ಅವಧಿಯಲಿಿ ಸ್ರಂಸಿಥಕ ಬಳವಣಿಗ, ಒಳಗೊಂಡ್ಮರುವ ಕರಯಯಗಳು, ಅವರಗ ಯರರು ಜವರಬ್ರಾರರು ಮತ್ುು ಅವುಗಳನುು ಯರವರಗ ಮರಡಲರಗುತ್ುದೆ ಎಂಬ್ುದನುು ಪ್ಟಿ್ ಮರಡುತ್ುದೆ.

Systems and procedure plan

More importance has to be given to routine systems and procedure so that no intervention is required in the day-to-day operation of a system. There are at least seven routine sub-systems of project management for which appropriate procedures can be designed right at the start of the project implementation.

These sub-systems are:

1. Contract management

2. Configuration management

3. Time management

4. Cost management

5. Fund management

6. Materials management

9

 

 

7. Communication management

 

ವಯವಸ್ಟ್ಥಗಳು ಮತ್ುು ಕರಯಯವಿರ್ರನದ ಯೇಜನೆ

ರ್ಥನನಿತ್ಯದ ವಯವಸ್ಟ್ಥಗಳು ಮತ್ುು ಕರಯಯವಿರ್ರನಗಳಿಗ ಹೆಚಿಿನ ಪ್ರಾಮುಖಯತೆಯನುು ನಿೇಡಬೇಕು ಆದಾರಂದ ಸಿಸ್ಮು ರ್ಥನನಿತ್ಯದ ಕರಯರಯಚರಣೆಯಲಿಿ ಯರವುದೆೇ ಹಸುಕ್ಷೇಪ್ದ ಅಗತ್ಯವಿಲಿ. ಯೇಜನರ ನಿವಯಹಣೆಯ ಕನಿಷಾ ಏಳು ವರಡ್ಮಕೆಯ ಉಪ್-ವಯವಸ್ಟ್ಥಗಳಿವೆ, ಇವುಗಳಿಗರಗಿ ಯೇಜನೆಯ ಅನುಷ್ರಾನದ ಪ್ರಾರಂಭದಲಿಿಯೆೇ ಸೊಕುವರದ ಕರಯಯವಿರ್ರನಗಳನುು ವಿನರಯಸಗೊಳಿಸಬ್ಹುದು.

ಈ ಉಪ್ವಯವಸ್ಟ್ಥಗಳು:

1. ಒಪ್ಪಂದ ನಿವಯಹಣೆ

2. ಕರನಿಿಗರೆೇಶನ ನಿವಯಹಣೆ

3. ಸಮಯ ನಿವಯಹಣೆ

4. ವೆಚಿ ನಿವಯಹಣೆ

5. ನಿಧಿ ನಿವಯಹಣೆ

6. ವಸುುಗಳ ನಿವಯಹಣೆ

7. ಸಂವಹನ ನಿವಯಹಣೆ

Project procedure manual

A project procedure manual is to be prepared in such a way that the interacting agencies are able to see their roles and mutual relationships in achieving the common goal. Preparation of a project procedure manual should start with each project management sub system. A system break-up has to be carried out on each sub-system to identify the need for procedure write-ups. While carrying out system break-up the question to be asked is what the system must achieve and what contributes to the effective functioning of each of the elements. The project procedure manual gives a complete picture about the system.

ಯೇಜನೆಯ ಕರಯಯವಿರ್ರನದ ಕೆಲಪಿಡ್ಮ

ಪ್ರಸಪರ ಕ್ತಾಯೆಯ ಏಜೆನಿಿಗಳು ಸ್ರಮರನಯ ಗುರಯನುು ಸ್ರಧಿಸುವಲಿಿ ತ್ಮಿ ಪ್ರತ್ಾಗಳು ಮತ್ುು ಪ್ರಸಪರ ಸಂಬ್ಂಧಗಳನುು ನೆೊೇಡಲು ಸ್ರಧಯವರಗುವಂತೆ ಯೇಜನೆಯ ಕರಯಯವಿರ್ರನದ ಕೆಲಪಿಡ್ಮಯನುು ಸಿದಿಪ್ಡ್ಮಸಬೇಕು. ಯೇಜನರ ಕರಯಯವಿರ್ರನದ ಕೆಲಪಿಡ್ಮಯ ತ್ಯರರಕೆಯು ಪ್ಾತಿ ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಮರಯನೆೇಜೆಿಂಟ್ ಉಪ್ ವಯವಸ್ಟ್ಥಯಂರ್ಥಗ ಪ್ರಾರಂಭವರಗಬೇಕು. ಕರಯಯವಿರ್ರನದ ಬ್ರಹ-ಅಪ ಗಳ ಅಗತ್ಯವನುು ಗುರುತಿಸಲು ಪ್ಾತಿ ಉಪ್-ವಯವಸ್ಟ್ಥಯಲಿಿ ಸಿಸ್ಮ್ ಬಾೇಕ್ಟ-ಅಪ ಅನುು ಕೆಲಗೊಳುಬೇಕು. ಸಿಸ್ಮ್ ಬಾೇಕ್ಟ-ಅಪ ಅನುು ನಿವಯಹಿಸುವರಗ ಕೆೇಳಬೇಕರದ ಪ್ಾಶುಯೆಂದರೆ ಸಿಸ್ಮ್ ಏನನುು ಸ್ರಧಿಸಬೇಕು ಮತ್ುು ಪ್ಾತಿಯಂದು ಅಂಶಗಳ ಪ್ರಣರಮಕರರ ಕರಯಯನಿವಯಹಣೆಗ ಏನು ಕೆೊಡುಗ ನಿೇಡುತ್ುದೆ. ಯೇಜನೆಯ ಕರಯಯವಿರ್ರನದ ಕೆಲಪಿಡ್ಮಯು ಸಿಸ್ಮ್ ಬ್ಗೆ ಸಂಪ್ೂರ್ಯ ಚಿತ್ಾವನುು ನಿೇಡುತ್ುದೆ.

Project Diary

The Project Diary is a summation of all of the daily activities on a project. This diary should be written so that it will represent the status of the project each day to anyone reviewing it in future years.

A project manager would be holding several meetings with vendors, contractors etc, many decisions are taken in these meetings and many commitments are made. Information derived on these meetings; decisions taken have to be properly recorded in the project diary. Information noted in the diary will help to justify the decisions at 10

 

later date. All project managers have to maintain project diaries, for efficient management of project.

ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಡಲರ

ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಡಲರಯು ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ನಲಿಿನ ಎಲರಿ ದೆಲನಂರ್ಥನ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳ ಸಂಕಲನವರಗಿದೆ. ಈ ಡಲರಯನುು ಬ್ರೆಯಬೇಕು ಆದಾರಂದ ಇದು ಭವಿಷಯದ ವಷಯಗಳಲಿಿ ಅದನುು ಪ್ರಶೇಲಿಸುವ ಯರರಗರದರೊ ಪ್ಾತಿ ರ್ಥನ ಯೇಜನೆಯ ಸಿಥತಿಯನುು ಪ್ಾತಿನಿಧಿಸುತ್ುದೆ.

ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಮರಯನೆೇಜರ್ ಮರರರಟಗರರರು, ಗುತಿುಗದ್ರರರು ಇತ್ರಯರ್ಥಗಳೊಂರ್ಥಗ ಹಲವರರು ಸಭೆಗಳನುು ನಡಸುತ್ರುರೆ, ಈ ಸಭೆಗಳಲಿಿ ಅನೆೇಕ ನಿರ್ರಯರಗಳನುು ತೆಗದುಕೆೊಳುಲರಗುತ್ುದೆ ಮತ್ುು ಅನೆೇಕ ಬ್ದಿತೆಗಳನುು ಮರಡಲರಗುತ್ುದೆ. ಈ ಸಭೆಗಳಲಿಿ ಪ್ಡದ ಮರಹಿತಿ; ತೆಗದುಕೆೊಂಡ ನಿರ್ರಯರಗಳನುು ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಡಲರಯಲಿಿ ಸರಯರಗಿ ದ್ರಖಲಿಸಬೇಕು. ಡಲರಯಲಿಿ ನಮೊರ್ಥಸಲರದ ಮರಹಿತಿಯು ನಂತ್ರದ ರ್ಥನರಂಕದ ನಿರ್ರಯರಗಳನುು ಸಮ􂁁ಯಸಲು ಸಹರಯ ಮರಡುತ್ುದೆ. ಯೇಜನೆಯ ಸಮಥಯ ನಿವಯಹಣೆಗರಗಿ ಎಲರಿ ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಮರಯನೆೇಜರ್ ಗಳು ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಡಲರಗಳನುು ನಿವಯಹಿಸಬೇಕರಗುತ್ುದೆ.

Project Execution System

The Project Execution System consists of the processes performed to complete the work defined in the project management plan to satisfy the project specifications.

The successful execution and administration of project requires, direction, organization, co-ordination, communication and control all at the same time but in varying proportion.

ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಎಕ್ತಿಕೊಯಶನ ಸಿಸ್ಮ್

ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಎಕ್ತಿಕೊಯಶನ ಸಿಸ್ಮ್ ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಮರಯನೆೇಜೆಿಂಟ್ ಯೇಜನೆಯಲಿಿ ವರಯಖರಯನಿಸಲರದ ಕೆಲಸವನುು ಪ್ೂರ್ಯಗೊಳಿಸಲು ನಿವಯಹಿಸಿದ ಪ್ಾಕ್ತಾಯೆಗಳನುು ಒಳಗೊಂಡ್ಮದೆ.

ಯೇಜನೆಯ ಯಶಸಿಿ ಕರಯಯಗತ್ಗೊಳಿಸುವಿಕೆ ಮತ್ುು ಆಡಳಿತ್ಕೆಕ ನಿದೆೇಯಶನ, ಸಂಘಟನೆ, ಸಮನಿಯ, ಸಂವಹನ ಮತ್ುು ನಿಯಂತ್ಾರ್ ಎಲಿವೂ ಒಂದೆೇ ಸಮಯದಲಿಿ ಆದರೆ ವಿಭಿನು ಪ್ಾಮರರ್ದಲಿಿ ಅಗತ್ಯವಿದೆ.

Project Direction

Project Direction is the process of implementing and carrying out of those approved plans that are necessary to achieve objectives.

Project Direction involves steps as follows.

1. Staffing – Seeing that a professional person is chosen for every position.

2. Training – Training individuals and groups on how to fulfil their duties and responsibilities.

3. Supervising – Giving day-to-day instructions, guidance and discipline as required so that they can fulfil their duties and responsibilities.

4. Delegating – Assigning work, responsibility, and authority so that others can make maximum utilization of their abilities.

11

 

 

5. Motivating – Encouraging others to put more effort into the successful completion of the projects.

6. Counselling – Solve the personal problems and holding private discussions about how he might do better work.

7. Coordinating – Bring synchronization between different activities.

 

ಯೇಜನೆಯ ನಿದೆೇಯಶನ

ಯೇಜನರ ನಿದೆೇಯಶನವು ಉದೆಾೇಶಗಳನುು ಸ್ರಧಿಸಲು ಅಗತ್ಯವರದ ಅನುಮೊೇರ್ಥತ್ ಯೇಜನೆಗಳನುು ಕರಯಯಗತ್ಗೊಳಿಸುವ ಮತ್ುು ನಿವಯಹಿಸುವ ಪ್ಾಕ್ತಾಯೆಯರಗಿದೆ.

ಯೇಜನೆಯ ನಿದೆೇಯಶನವು ಈ ಕೆಳಗಿನ ಹಂತ್ಗಳನುು ಒಳಗೊಂಡ್ಮರುತ್ುದೆ.

1 . ಸಿಬ್ಬಂರ್ಥ - ಪ್ಾತಿ ಸ್ರಥನಕೊಕ ವೃತಿುಪ್ರ ವಯಕ್ತುಯನುು ಆಯೆಕ ಮರಡುವುದನುು ನೆೊೇಡುವುದು.

2. ತ್ರಬೇತಿ - ತ್ಮಿ ಕತ್ಯವಯಗಳು ಮತ್ುು ಜವರಬ್ರಾರಗಳನುು ಹೆೇಗ ಪ್ೂರೆಲಸಬೇಕು ಎಂಬ್ುದರ ಕುರತ್ು ವಯಕ್ತುಗಳು ಮತ್ುು ಗುಂಪ್ುಗಳಿಗ ತ್ರಬೇತಿ ನಿೇಡುವುದು.

3. ಮೇಲಿಿಚರರಣೆ - ಅಗತ್ಯವಿರುವಂತೆ ರ್ಥನನಿತ್ಯದ ಸೊಚನೆಗಳು, ಮರಗಯದಶಯನ ಮತ್ುು ಶಸುುಗಳನುು ನಿೇಡುವುದು ಇದರಂದ ಅವರು ತ್ಮಿ ಕತ್ಯವಯಗಳು ಮತ್ುು ಜವರಬ್ರಾರಗಳನುು ಪ್ೂರೆಲಸಬ್ಹುದು.

4. ನಿಯೇಜಿಸುವುದು - ಕೆಲಸ, ಜವರಬ್ರಾರ ಮತ್ುು ಅಧಿಕರರವನುು ನಿಯೇಜಿಸುವುದು ಇದರಂದ ಇತ್ರರು ತ್ಮಿ ಸ್ರಮಥಯಯಗಳನುು ಗರಷಾವರಗಿ ಬ್ಳಸಿಕೆೊಳುಬ್ಹುದು.

5. ಪ್ಾೇರೆೇಪಿಸುವುದು - ಯೇಜನೆಗಳನುು ಯಶಸಿಿಯರಗಿ ಪ್ೂರ್ಯಗೊಳಿಸಲು ಹೆಚಿಿನ ಪ್ಾಯತ್ುವನುು ಮರಡಲು ಇತ್ರರನುು ಪ್ೂಾೇತ್ರಿಹಿಸುವುದು.

6. ಸಮರಲೆೊೇಚನೆ - ವೆಲಯಕ್ತುಕ ಸಮಸ್ಟ್ಯಗಳನುು ಪ್ರಹರಸಿ ಮತ್ುು ಅವನು ಹೆೇಗ ಉತ್ುಮ ಕೆಲಸವನುು ಮರಡಬ್ಹುದು ಎಂಬ್ುದರ ಕುರತ್ು ಖರಸಗಿ ಚರ್ಚಯಗಳನುು ನಡಸುವುದು.

7. ಸಮನಿಯಗೊಳಿಸುವಿಕೆ - ವಿವಿಧ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳ ನಡುವೆ ಸಿಂಕೆೊಾನೆಲಸ್ಟ್ೇಶನ ಅನುು ತ್ನಿು.

Communications in a project

For a successful direction a two-way communications system is essential. For that matter, the entire process of direction, co-ordination and control in a project revolves around communication.

Communications has two dimensions physical and mental.

Physical communication: Passing a memo, drawing, data, instruction, information, etc. are the physical aspects of communication, which can be easily achieved.

Mental communication: Understanding the role expectation, empathy, language barriers, listening skills etc., are the mental aspects of communication which may create barriers in communication.

Effective communication is often the foundation of successful projects. Good communication can unite team members and stakeholders to a project’s strategy, objectives and budget. It can also enable everyone involved in the project to understand his or her roles, which may make them more likely to support the project. Without effective communication, projects can incur more risk and fail to meet desired 12

 

outcomes.

Steps to be taken for effective communication:

1. Make communication a priority

2. Don’t assume you know everything

3. Keep things positive

4. Switch up the communication channels

5. Keep updates timely and concise

 

ಯೇಜನೆಯಲಿಿ ಸಂವಹನಗಳು

ಯಶಸಿಿ ನಿದೆೇಯಶನಕರಕಗಿ ರ್ಥಿಮುಖ ಸಂವಹನ ವಯವಸ್ಟ್ಥ ಅತ್ಯಗತ್ಯ. ಆ ವಿಷಯಕರಕಗಿ, ಯೇಜನೆಯಲಿಿ ನಿದೆೇಯಶನ, ಸಮನಿಯ ಮತ್ುು ನಿಯಂತ್ಾರ್ದ ಸಂಪ್ೂರ್ಯ ಪ್ಾಕ್ತಾಯೆಯು ಸಂವಹನದ ಸುತ್ು ಸುತ್ುುತ್ುದೆ.

ಸಂವಹನವು ದೆಲಹಿಕ ಮತ್ುು ಮರನಸಿಕ ಎರಡು ಆಯರಮಗಳನುು ಹೆೊಂರ್ಥದೆ.

ಭೌತಿಕ ಸಂವಹನ: ಜ್ಞರಪ್ಕ ಪ್ತ್ಾವನುು ರವರನಿಸುವುದು, ರೆೇಖರಚಿತ್ಾ, ಡೇಟರ, ಸೊಚನೆ, ಮರಹಿತಿ ಇತ್ರಯರ್ಥಗಳು ಸಂವಹನದ ಭೌತಿಕ ಅಂಶಗಳರಗಿವೆ, ಅದನುು ಸುಲಭವರಗಿ ಸ್ರಧಿಸಬ್ಹುದು.

ಮರನಸಿಕ ಸಂವಹನ: ಪ್ರತ್ಾದ ನಿರೇಕ್ಷ, ಸಹರನುಭೊತಿ, ಭರಷ್ರ ಅಡತ್ಡಗಳು, ಆಲಿಸುವ ಕೌಶಲಯಗಳು ಇತ್ರಯರ್ಥಗಳನುು ಅಥಯಮರಡ್ಮಕೆೊಳುುವುದು ಸಂವಹನದ ಮರನಸಿಕ ಅಂಶಗಳರಗಿವೆ, ಅದು ಸಂವಹನದಲಿಿ ಅಡತ್ಡಗಳನುು ಉಂಟುಮರಡಬ್ಹುದು.

ಪ್ರಣರಮಕರರ ಸಂವಹನವು ಸ್ರಮರನಯವರಗಿ ಯಶಸಿಿ ಯೇಜನೆಗಳ ಅಡ್ಮಪ್ರಯವರಗಿದೆ. ಉತ್ುಮ ಸಂವಹನವು ಯೇಜನೆಯ ಕರಯಯತ್ಂತ್ಾ, ಉದೆಾೇಶಗಳು ಮತ್ುು ಬ್ಜೆಟ್ ಗ ತ್ಂಡದ ಸದಸಯರು ಮತ್ುು ಮಧಯಸಥಗರರರನುು ಒಂದುಗೊಡ್ಮಸಬ್ಹುದು. ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ನಲಿಿ ಭರಗಿಯರಗಿರುವ ಪ್ಾತಿಯಬ್ಬರಗೊ ಅವನ ಅಥವರ ಅವಳ ಪ್ರತ್ಾಗಳನುು ಅಥಯಮರಡ್ಮಕೆೊಳುಲು ಇದು ಅನುವು ಮರಡ್ಮಕೆೊಡುತ್ುದೆ, ಇದು ಯೇಜನೆಯನುು ಬಂಬ್ಲಿಸುವ ಸ್ರಧಯತೆಯನುು ಹೆಚಿಿಸುತ್ುದೆ. ಪ್ರಣರಮಕರರ ಸಂವಹನವಿಲಿದೆ, ಯೇಜನೆಗಳು ಹೆಚುಿ ಅಪ್ರಯವನುು ಉಂಟುಮರಡಬ್ಹುದು ಮತ್ುು ಅಪ್ೇಕ್ಷಿತ್ ಫಲಿತ್ರಂಶಗಳನುು ಪ್ೂರೆಲಸಲು ವಿಫಲವರಗಬ್ಹುದು.

ಪ್ರಣರಮಕರರ ಸಂವಹನಕರಕಗಿ ತೆಗದುಕೆೊಳುಬೇಕರದ ಕಾಮಗಳು:

1. ಸಂವಹನಕೆಕ ಆದಯತೆ ನಿೇಡ್ಮ

2. ನಿಮಗ ಎಲಿವೂ ತಿಳಿರ್ಥದೆ ಎಂದು ಭರವಿಸಬೇಡ್ಮ

3. ವಿಷಯಗಳನುು ಧನರತ್ಿಕವರಗಿರಸಿಕೆೊಳಿು

4. ಸಂವಹನ ಚರನಲೆಳನುು ಬ್ದಲಿಸಿ

5. ನವಿೇಕರರ್ಗಳನುು ಸಮಯೇಚಿತ್ವರಗಿ ಮತ್ುು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ುವರಗಿ ಇರಸಿ

Project coordination

Project coordination is the day-to-day management of tasks within the department. The purpose of coordinating projects is to streamline the workflow of the tasks. A project manager informs employees about who is responsible for each section of a project and its deadlines.

Co-ordination in a project is important because of the need for simultaneous working of number of activities. Therefore, one cannot proceed simply, with the execution of a project without proper co-ordination.

Project Co-ordination Procedure:

Co-ordination basically addresses itself to two aspects of work. 13

 

 

1. Physical aspect would refer to what work is to be done, how much work is to be done and who will do the work.

2. Timing aspect would refer to when the work will be done.

 

ಯೇಜನೆಯ ಸಮನಿಯ

ಯೇಜನೆಯ ಸಮನಿಯವು ಇಲರಖೆಯಳಗಿನ ಕರಯಯಗಳ ದೆಲನಂರ್ಥನ ನಿವಯಹಣೆಯರಗಿದೆ. ಯೇಜನೆಗಳನುು ಸಂಘಟಿಸುವ ಉದೆಾೇಶವು ಕರಯಯಗಳ ಕೆಲಸದ ಹರವನುು ಸುಗಮಗೊಳಿಸುವುದು. ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಮರಯನೆೇಜರ್ ಉದೆೊಯೇಗಿಗಳಿಗ ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ನ ಪ್ಾತಿಯಂದು ವಿಭರಗಕೆಕ ಮತ್ುು ಅದರ ಗಡುವನುು ಯರರು ಜವರಬ್ರಾರರು ಎಂದು ತಿಳಿಸುತ್ರುರೆ.

ಹಲವರರು ಚಟುವಟಿಕೆಗಳ ಏಕಕರಲದಲಿಿ ಕೆಲಸ ಮರಡುವ ಅಗತ್ಯವಿರುವುದರಂದ ಯೇಜನೆಯಲಿಿ ಸಮನಿಯವು ಮುಖಯವರಗಿದೆ. ಆದಾರಂದ, ಸರಯರದ ಸಮನಿಯವಿಲಿದೆ ಯೇಜನೆಯನುು ಕರಯಯಗತ್ಗೊಳಿಸುವುದರೆೊಂರ್ಥಗ ಸರಳವರಗಿ ಮುಂದುವರಯಲು ಸ್ರಧಯವಿಲಿ.

ಯೇಜನೆಯ ಸಮನಿಯ ಪ್ಾಕ್ತಾಯೆ:

ಸಮನಿಯವು ಮೊಲತ್ಃ ಕೆಲಸದ ಎರಡು ಅಂಶಗಳನುು ಸಿತ್ಃ ತಿಳಿಸುತ್ುದೆ.

1. ಭೌತಿಕ ಅಂಶವು ಯರವ ಕೆಲಸವನುು ಮರಡಬೇಕು, ಎಷು್ ಕೆಲಸ ಮರಡಬೇಕು ಮತ್ುು ಯರರು ಕೆಲಸ ಮರಡುತ್ರುರೆ ಎಂಬ್ುದನುು ಉಲೆಿೇಖಿಸುತ್ುದೆ.

2. ಕೆಲಸವನುು ಯರವರಗ ಮರಡಲರಗುತ್ುದೆ ಎಂಬ್ುದನುು ಸಮಯದ ಅಂಶವು ಉಲೆಿೇಖಿಸುತ್ುದೆ.

Pre-requisites for successful project implentation

In order to minimize time and cost over-runs during the implementation of a project it is necessary to study about the prerequisites for successful project implementation. Keeping checks on these prerequisites help to improve prospects of successful completion of projects.

Pre-requisites for Successful Project Implementation are...

1. Adequate formulation.

2. Sound project organisation.

3. Proper implementation planning.

4. Advance action.

5. Timely availability of funds.

6. Effective monitoring.

 

1) Adequate Formulation:

Often project formulation is deficient because of one or more of the following shortcomings.

1. Poor assessments of input requirements.

2. Improper field investigation.

3. Careless assessment of input requirements.

4. Improper methods used for estimating costs and benefits.

5. Omission of the project linkages.

6. Flawed judgements because of lack of experience and expertise.

7. Undue hurry to get started.

14

 

2) Sound Project Organisation:

A sound organisation for implementing the project is critical to its success. The characteristics of such an organisation are:

1. It is led by a competent leader who is accountable for the project performance.

2. The authority of the project leader and his team is corresponding with their responsibility.

3. Adequate attention is paid to the human side of the project.

4. Systems and methods are clearly defined.

5. Rewards and penalties to individuals are related to performance.

 

3) Proper Implementation Planning:

Once the investment decision is taken, and during the formulation and appraisal process, it is necessary to do the detailed implementation planning before commencing the actual implementation. Such planning should involve following steps:

1. Develop a comprehensive time plan for various activities.

2. Estimate meticulously the resource requirements (manpower, materials, money, methods etc.) for each period to realise the time plan.

3. Define properly the inter-linkages between various activities of the project.

4. Specify cost standards.

 

4) Advance Action:

When the project appears to be operational, advance action on the following activities may be initiated:

1. Acquisition of land,

2. Securing essential clearances,

3. Identifying technical consultants,

4. Arranging for infrastructure facilities,

5. Preliminary design and engineering,

6. Calling of tenders.

 

5) Timely Availability of Funds:

Once a project is approved, adequate funds must be made available to meet its requirements as per the plan of implementation. 15

 

6) Effective Monitoring:

To keep a track on the progress of the project, a system of monitoring must be established. This helps in:

1. Anticipating deviations from the implementation plan.

2. Analysing emerging problems and resolving it at the earliest.

3. Taking corrective action.

 

ಯಶಸಿಿ ಯೇಜನೆಯ ಅನುಷ್ರಾನಕೆಕ ಪ್ೂವರಯಪ್ೇಕ್ಷಿತ್ಗಳು

ಯೇಜನೆಯ ಅನುಷ್ರಾನದ ಸಮಯದಲಿಿ ಸಮಯ ಮತ್ುು ವೆಚಿವನುು ಕಡ್ಮಮ ಮರಡಲು, ಯಶಸಿಿ ಯೇಜನೆಯ ಅನುಷ್ರಾನಕೆಕ ಪ್ೂವರಯಪ್ೇಕ್ಷಿತ್ಗಳ ಬ್ಗೆ ಅಧಯಯನ ಮರಡುವುದು ಅವಶಯಕ. ಈ ಪ್ೂವರಯಪ್ೇಕ್ಷಿತ್ಗಳನುು ಪ್ರಶೇಲಿಸುವುದು ಯೇಜನೆಗಳನುು ಯಶಸಿಿಯರಗಿ ಪ್ೂರ್ಯಗೊಳಿಸುವ ನಿರೇಕ್ಷಗಳನುು ಸುರ್ರರಸಲು ಸಹರಯ ಮರಡುತ್ುದೆ.

ಯಶಸಿಿ ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಅನುಷ್ರಾನಕೆಕ ಪ್ೂವರಯಪ್ೇಕ್ಷಿತ್ಗಳು...

1. ಸ್ರಕಷು್ ಸೊತಿಾೇಕರರ್.

2. ಸ್ೌಂರ್ ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಸಂಘಟನೆ.

3. ಸರಯರದ ಅನುಷ್ರಾನ ಯೇಜನೆ.

4. ಮುಂಗಡ ಕಾಮ.

5. ಹರ್ದ ಸಕರಲಿಕ ಲಭಯತೆ.

6. ಪ್ರಣರಮಕರರ ಮೇಲಿಿಚರರಣೆ.

1) ಸ್ರಕಷು್ ಸೊತಿಾೇಕರರ್:

ಕೆಳಗಿನ ಒಂದು ಅಥವರ ಹೆಚಿಿನ ನೊಯನತೆಗಳ ಕರರರ್ರ್ಥಂದ ಸ್ರಮರನಯವರಗಿ ಯೇಜನೆಯ ಸೊತಿಾೇಕರರ್ವು ಕೆೊರತೆಯರಗಿರುತ್ುದೆ.

1. ಇನುಪಟ್ ಅವಶಯಕತೆಗಳ ಕಳಪ್ ಮೌಲಯಮರಪ್ನಗಳು.

2. ಅನುಚಿತ್ ಕ್ಷೇತ್ಾ ತ್ನಿಖೆ.

3. ಇನುಪಟ್ ಅವಶಯಕತೆಗಳ ಅಸಡಡ ಮೌಲಯಮರಪ್ನ.

4. ವೆಚಿಗಳು ಮತ್ುು ಪ್ಾಯೇಜನಗಳನುು ಅಂದ್ರಜು ಮರಡಲು ಅಸಮಪ್ಯಕ ವಿರ್ರನಗಳನುು ಬ್ಳಸಲರಗುತ್ುದೆ.

5. ಯೇಜನೆಯ ಸಂಪ್ಕಯಗಳ ಲೆೊೇಪ್.

6. ಅನುಭವ ಮತ್ುು ಪ್ರರ್ತಿಯ ಕೆೊರತೆಯಂದ್ರಗಿ ದೆೊೇಷಪ್ೂರತ್ ತಿೇಪ್ುಯಗಳು.

7. ಪ್ರಾರಂಭಿಸಲು ಅನಗತ್ಯ ಆತ್ುರ.

2) ಸ್ೌಂರ್ ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಸಂಸ್ಟ್ಥ:

ಯೇಜನೆಯನುು ಕರಯಯಗತ್ಗೊಳಿಸಲು ಉತ್ುಮ ಸಂಘಟನೆಯು ಅದರ ಯಶಸಿಿಗ ನಿಣರಯಯಕವರಗಿದೆ. ಅಂತ್ಹ ಸಂಸ್ಟ್ಥಯ ಗುರ್ಲಕ್ಷರ್ಗಳು:

1. ಇದು ಯೇಜನೆಯ ಕರಯಯಕ್ಷಮತೆಗ ಜವರಬ್ರಾರರರಗಿರುವ ಸಮಥಯ ನರಯಕರಂದ ನೆೇತ್ೃತ್ಿ ವಹಿಸುತ್ುದೆ.

2. ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಲಿೇಡರ್ ಮತ್ುು ಅವರ ತ್ಂಡದ ಅಧಿಕರರವು ಅವರ ಜವರಬ್ರಾರಯಂರ್ಥಗ ಅನುರೊಪ್ವರಗಿದೆ.

3. ಯೇಜನೆಯ ಮರನವ ಭರಗಕೆಕ ಸ್ರಕಷು್ ಗಮನವನುು ನಿೇಡಲರಗುತ್ುದೆ.

4. ವಯವಸ್ಟ್ಥಗಳು ಮತ್ುು ವಿರ್ರನಗಳನುು ಸಪಷ್ವರಗಿ ವರಯಖರಯನಿಸಲರಗಿದೆ.

5. ವಯಕ್ತುಗಳಿಗ ಪ್ಾತಿಫಲಗಳು ಮತ್ುು ದಂಡಗಳು ಕರಯಯಕ್ಷಮತೆಗ ಸಂಬ್ಂಧಿಸಿವೆ.

3) ಸರಯರದ ಅನುಷ್ರಾನ ಯೇಜನೆ:

ಹೊಡ್ಮಕೆ ನಿರ್ರಯರವನುು ತೆಗದುಕೆೊಂಡ ನಂತ್ರ ಮತ್ುು ಸೊತಿಾೇಕರರ್ ಮತ್ುು ಮೌಲಯಮರಪ್ನ ಪ್ಾಕ್ತಾಯೆಯ ಸಮಯದಲಿಿ, ನಿಜವರದ ಅನುಷ್ರಾನವನುು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುವ ಮೊದಲು ವಿವರವರದ ಅನುಷ್ರಾನ ಯೇಜನೆಯನುು ಮರಡುವುದು ಅವಶಯಕ. ಅಂತ್ಹ ಯೇಜನೆಯು ಈ ಕೆಳಗಿನ ಹಂತ್ಗಳನುು ಒಳಗೊಂಡ್ಮರಬೇಕು:

1. ವಿವಿಧ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳಿಗರಗಿ ಸಮಗಾ ಸಮಯ ಯೇಜನೆಯನುು ಅಭಿವೃರ್ಥಿಪ್ಡ್ಮಸಿ.

2. ಸಮಯದ ಯೇಜನೆಯನುು ಅರತ್ುಕೆೊಳುಲು ಪ್ಾತಿ ಅವಧಿಗ ಸಂಪ್ನೊಿಲ ಅಗತ್ಯತೆಗಳನುು (ಮರನವಶಕ್ತು, ಸ್ರಮಗಿಾಗಳು, ಹರ್, ವಿರ್ರನಗಳು ಇತ್ರಯರ್ಥ) ನಿಖರವರಗಿ ಅಂದ್ರಜು ಮರಡ್ಮ. 16

 

Questions:

3. ಯೇಜನೆಯ ವಿವಿಧ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳ ನಡುವಿನ ಅಂತ್ರ-ಸಂಪ್ಕಯಗಳನುು ಸರಯರಗಿ ವಿವರಸಿ.

4. ವೆಚಿದ ಮರನದಂಡಗಳನುು ಸೊಚಿಸಿ.

4) ಮುಂಗಡ ಕಾಮ:

ಯೇಜನೆಯು ಕರಯಯನಿವಯಹಿಸುತಿುರುವಂತೆ ತೆೊೇರದ್ರಗ, ಈ ಕೆಳಗಿನ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳ ಮೇಲೆ ಮುಂಗಡ ಕಾಮವನುು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಬ್ಹುದು:

1. ಭೊಮಿ ಸ್ರಿಧಿೇನ,

2. ಅಗತ್ಯ ಅನುಮತಿಗಳನುು ಪ್ಡದುಕೆೊಳುುವುದು,

3. ತ್ರಂತಿಾಕ ಸಲಹೆಗರರರನುು ಗುರುತಿಸುವುದು,

4. ಮೊಲಸ್ೌಕಯಯ ಸ್ೌಲಭಯಗಳಿಗರಗಿ ವಯವಸ್ಟ್ಥ ಮರಡುವುದು,

5. ಪ್ರಾಥಮಿಕ ವಿನರಯಸ ಮತ್ುು ಎಂಜಿನಿಯರಂಗ್,

6. ಟಂಡರ್ ಕರೆಯುವುದು.

5) ನಿಧಿಗಳ ಸಮಯೇಚಿತ್ ಲಭಯತೆ:

ಒಂದು ಯೇಜನೆಯನುು ಅನುಮೊೇರ್ಥಸಿದ ನಂತ್ರ, ಅನುಷ್ರಾನದ ಯೇಜನೆಯ ಪ್ಾಕರರ ಅದರ ಅವಶಯಕತೆಗಳನುು ಪ್ೂರೆಲಸಲು ಸ್ರಕಷು್ ಹರ್ವನುು ಲಭಯವರಗುವಂತೆ ಮರಡಬೇಕು.

6) ಪ್ರಣರಮಕರರ ಮರನಿಟರಂಗ್:

ಯೇಜನೆಯ ಪ್ಾಗತಿಯ ಮೇಲೆ ನಿಗರ ಇಡಲು, ಮೇಲಿಿಚರರಣೆಯ ವಯವಸ್ಟ್ಥಯನುು ಸ್ರಥಪಿಸಬೇಕು. ಇದು ಸಹರಯ ಮರಡುತ್ುದೆ:

1. ಅನುಷ್ರಾನ ಯೇಜನೆಯಂದ ವಿಚಲನಗಳನುು ನಿರೇಕ್ಷಿಸುವುದು.

2. ಉದಯೇನುಿಖ ಸಮಸ್ಟ್ಯಗಳನುು ವಿಶಿೇಷಿಸುವುದು ಮತ್ುು ಅದನುು ಶೇಘಾವರಗಿ ಪ್ರಹರಸುವುದು.

3. ಸರಪ್ಡ್ಮಸುವ ಕಾಮ ತೆಗದುಕೆೊಳುುವುದು.

Remember:

1. List the advantages of project design.

2. What are the objectives of project administration?

3. List the types of project team.

4. What are the advantages of effective team?

5. What are the advantages of the work breakdown structure?

6. What is Project Execution Plan?

7. What is Project Diary? Why it is essential?

8. List the steps involved in Project Direction.

9. List the pre-requisites for Successful Project Implementation.

10. What is work breakdown structure?

11. What do you mean by project execution plan?

12. List the steps to be taken for effective communication.

 

Understanding: 17

 

 

1. Explain Work Breakdown Structure.

2. Explain the significance of Project design.

3. Explain the importance of project procedure manual.

4. Describe the prerequisites for successful project implementation.

5. Explain the different types of a project teams.

6. Explain Project Execution Plan.